Kategori: Sameie

08 jun 2016
hva-kan-styreleder-bestemme-1030x687

Hva kan styreleder bestemme?

Mange styreledere kontakter oss og lurer på hva de kan bestemme, og hvilke avgjørelser styret og resten av fellesskapet må være med på. Styret i et boligselskap har stor frihet og mange muligheter – men må alltid handle i samsvar med sameiermøte / generalforsamlingen (årsmøtet). Årsmøtet er den øverste myndighet, mens styret er det utøvende organ.

En god huskeregel er at dersom loven ikke krever 2/3 flertall eller mer, kan styret behandle saken selv uten å legge den frem for årsmøtet. I alle saker som allikevel fremlegges for årsmøtet hvor loven ikke sier at det skal være 2/3 flertall eller mer, skal vedtak fattes med vanlig simpelt flertall.

Avgjørelser styreleder kan ta alene og som ikke må tas opp i styret:

  • Innkalling til styremøter. Foruten dette er det ingen praksis som sier at styreleder alene kan ta beslutninger, uten at det på forhånd er gitt fullmakt fra styret eller årsmøtet. Vi anbefaler at slike fullmakter avtales skriftlig.

Eksempler på avgjørelser styret kan ta alene ved flertall og ved over halvparten av styret tilstede:

  • Daglig drift av eiendomsmassen, eks. snømåking, brannsikkerhet, skifte lyspærer, innkreving av felleskostnader og skifte ut defekte låser. Mange styrer setter ut slike oppgaver til leverandører.
  • Reparasjon og utskifting av bygningsmasse, grunnet alder og slitasje, eks. bytte tak, dører, løse planker avløpsrør. Uansett størrelse på kostnad er dette styrets beslutning
  • Lån, et styre kan ta opp lån utenom årsmøtet, men merk at banker kan kreve 2/3-flertall i årsmøtet og at det er god praksis å ta opp større økonomiske forhold i årsmøtet. Lån som skal sikrest med pant med prioritet framfor innskudd må også tas opp i årsmøtet
  • Bytte av leverandører, rørlegger, bredbånd/TV, vaktmester, forretningsfører, forsikringsselskap og bank.
  • Begjæring av tvangssalg
  • Regnskap, felleskostnader og budsjett
  • Pålegge vedlikehold i en seksjon om det går ut over fellesområder, vannskader fra et bad til felles oppgang.

Eksempler på avgjørelser som blant annet skal og bør tas opp i årsmøtet er:

  • Endring av eiendomsmassen utover vanlig vedlikehold
  • Endring av fellesområder, eks. bygge lekeplass
  • Endring i vedtekter og husordensregler
  • Salg av eiendom
  • Seksjonering av leiligheter
  • Valg av styret og styreleder

Og til sist: Om styret eller forretningsfører overskrider sin myndighet, er avgjørelsen ikke bindende for boligselskapet, dersom leverandøren burde ha forstått at myndigheten til styret eller forretningsfører var overskredet.

 

Sikker styring med Styret.com

 – Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene.

08 jun 2016
dreamstime_l_34827362-1030x690

Lekeplasser – Trygt for barna og trygt for styreleder

Myten om at lekeplasser utgjør en risiko for styreleder må endres. Barnas lek og utvikling bør prioriteres. Styret.com oppfordrer sameier og borettslag til å etablere og opprettholde lekeplasser. Det er enkle grep som skal til for at barn kan leke trygt og utvikle sine motoriske egenskaper.

For å fjerne usikkerheten mange styreledere opplever vil vi i denne artikkelen gå gjennom gjeldende retningslinjer og gi forslag til hvordan et styre kan gå frem for å etablere og opprettholde sikre og gode lekeplasser.

Det er Internkontrollforskriften og Produktkontrolloven med tilhørende Forskrift om sikkerhet ved lekeplasser som styrer krav og regler for lekeplasser. Sistnevnte forskrift gjelder både nye og eksisterende lekeplasser. Internkontrollforskriften må følges når lekeplassen står klar til bruk (se punkt om Rutiner). Det er viktig å huske at det ikke eksisterer noen godkjenningsordning for lekeplasser. Det er de selskap som selger eller formidler lekeplassutstyr som er ansvarlige for at kravene i Forskriften om sikkerhet ved lekeplassutstyr er oppfylt. Det er den som kjøper eller eier lekeplassutstyr som er ansvarlig for jevnlig ettersyn og vedlikehold.

Vi har allerede en lekeplass:

Om dere allerede har en lekeplass anbefaler Styret.com å kontakte et selskap som utfører kontroller av lekeplasser. De vil utarbeide en rapport med eventuelle avvik fra Forskrift om sikkerhet ved lekeplasser og Internkontrollforskriften. Det kan være krav til reparasjon eller til  å etablere en rutine. Eventuelle avvik må rettes opp.

Vi vil bygge en lekeplass:

Når dere vil bygge en lekeplass er det flere selskap som tilbyr lekeplassutstyr utarbeidet i henhold til Forskrift om sikkerhet ved lekeplasser. Et enkelt søk på internett med ordetlekeplassutstyr gir oversikt over flere leverandører. Det som er viktig å huske på før dere velger leverandør og lekeplassutstyr er:

  • Sjekk om lekeplassutstyret er godkjent i henhold til NS1176/NS1177 (DIN EN 1176/77)
  • Sjekk leverandørens garantier – de bør være fra 5 til 30 år
  • Velg en leverandør med gode referanser og god historikk
  • Det anbefales å velge materiell som krever lite vedlikehold og har høy garantitid
  • Det er ofte bedre med høye innkjøpskostnader enn høye vedlikeholdskostnader og omfattende rutiner
  • Inngå en god skriftlig avtale, som ivaretar oppfølging og garantier på en forståelig måte

Når leverandøren står for montering skal lekeplassutstyret være klart til bruk. Om dere vil montere lekeutstyret selv, anbefales det at en fagperson gjør arbeidet, samt at dere kontakter en kontrollør til å utføre en kontroll før dere åpner lekeplassen. Et enkelt søk på internett gir oversikt over kontrollører av lekeplasser.

Rutiner:

Det anbefales å ha en jevnlig kontroll av lekeplassen – få en kontrollør til å komme årlig å avgi en statusrapport og rett deretter opp i eventuelle feil. Legg også til en rutine å sjekke lekeplassen for glass, sprøytespisser og annet søppel jevnlig. Når valgte rutiner kan dokumenteres vil kravene til internkontrollforskriften være overholdt.

 

Om forslagene overfor følges kan lekeplassene benyttes til lek og moro uten behov for kontinuerlig oppsyn. Litt knall og fall vil det alltid være på lekeplasser – det kalles å vokse opp!

 

Sikker styring med Styret.com

 – Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene

08 jun 2016
dreamstime_l_34827362-1030x690

Dugnad – Det Norskeste som fins!

I et samfunn der vi i økt grad kjøper oss fritid og kulturen endres, har styret en viktig jobb med å engasjere til dugnad. Her er våre tips til hvordan styret kan motivere beboere til å delta.

Vi ser en tendens til at sameier og borettslag søker pisk fremfor gulrot, selv om dette krever vel så mye innsats. Det er ikke lov å gi bøter eller annen form for straff til de som ikke stiller opp og det kan ikke pålegges oppmøte. Slike sanksjoner kan også gi mange beboere en negativ holdning til dugnad, noe som virker mot sin hensikt. Det er mulig å sette en pris på dugnadsjobben og sende regning ihht. eierbrøk til de som ikke stiller opp, og la beboere som utfører dugnad slippe å betale. Men, vår erfaring er at slike metoder ofte fører til unødvendig mye administrativt arbeid for styret. Det er også mulig å leie inn eksterne til å utføre hele arbeidet, men da er det ikke lenger en dugnad og man går glipp av dugnadens andre positive sider.

Styret.com har troen på engasjement, samhold, eierskap og forankring. Vi mener at en dugnad er med på å gi eierskap til fellesområdene, og dette kan gi utslag i at beboere tar bedre vare på disse. Styret kan skape et felles sett verdier for en fungerende dugnadskultur. Her er våre tips for å skape dette:

  • På forhånd, ta en personlig runde med beboerne. Hør hvilke oppgaver de mener bør utføres og hvilke oppgaver de ønsker å være med på. Dette kan skape eierskap til dugnaden.
  • Velg oppgaver som kan gjøres på kort tid og gir tydelige resultater. Aller helst bør oppgavene kunne gjøres av beboere i grupper slik at dugnaden forblir en sosial anledning.
  • Vurder å utføre andre oppgaver fra eksterne samme dagen, slik at forskjellen før og etter dugnad er ekstra tydelig. Eksempelvis muring, snekring og årlig nedvasking.
  • Styret må sørge for gode redskaper til oppgavene – det gjør arbeidet mer lystbetont og husk alltid dugnadsforsikring, i tilfellet noen skulle skade seg.
  • Begynn dugnaden i samlet flokk og avslutt med en samling der styret kjøper inn drikke og lignende på fellesskapets regning. Dette er en anledning til å inkludere de som ellers ikke har mulighet til å bidra med fysisk krevende arbeid ved at de kan bake eller sørge for kaffe.
  • Det er lett å fokusere på de som årlig sniker seg unna, ikke glem å rose de som er tilstede
  • Til slutt rosinen i pølsa: Legg inn en mulighet til å få gjort personlige oppgaver, eks. lei inn en stor container så alle har muligheten til å kaste egne ting. Når dette må skje innen en bestemt tidsperiode, skal du se folk dukker opp for å kaste noen gamle hyller eller skjeve stoler – da er det vanskelig å snike seg unna.

Styret.com ønsker god dugnad og oppfordrer styrer til å søke gulrot framfor pisk. Har dere tips til god dugnadskultur, send oss en mail på post@styret.com.

 

Sikker styring med Styret.com

 – Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene

28 apr 2016
tre

Trær – Til Glede og Forargelse

Diskusjonen om et tre skal felles eller ikke, er en gjenganger i årsmøter. Som styreleder er du pliktig til å lytte til beboerne og forholde deg til lover og regler. Visste du forresten at trær kan redusere fyringsutgiftene i sameiet og borettslaget?

Det er i hovedsak naboloven som er gjeldende lovverk for trær, når det er snakk om trær på naboens eiendom. Det skal mye til for å få rettens medhold i å felle trær med hjelp av naboloven. I borettslag og sameier er det borettslagsloven og sameieloven som regulerer hvordan trær skal forvaltes, fordi trær ansees som felleseie. Et fåtall trær i Norge er fredet ved lov. Fredning av trær kan i dag gjøres gjennom to lover; kulturminneloven og naturmangfoldloven, men reglene for fredning er så snevre at det i praksis er omtrent umulig å få fredet et tre.

Felling av trær eller planting av trær vil for et sameie bety endringer i fellesområde. I så måte er dette noe som må tas opp i årsmøte. For slike saker vil et normalt flertall være tilstrekkelig.

Styreleder i Treets Venner, Eirik Wærner, kan fortelle at det i løpet av årene har dukket opp mange saker fra sameier og borettslag. Nesten utelukkende tas det kontakt når et tre skal felles. En erfaring Wærner drar frem er at noen styrer og styreledere ser ut til å ha tatt styrevervet, med det mål for øyet å felle trær. Det er trist. I tillegg er det viktig å være klar over at styret alene ikke kan ta slike avgjørelser. Treets Venner har mye erfaring med å bistå beboere å argumentere for at trær ikke bør felles. De prøver å hjelpe med å se på saken og henvise til gjeldende lovverk. Om forhandlingene ikke fører frem, anbefaler Treets Venner gjerne å få inn en advokat for å megle mellom beboerne.

Styret.com oppfordrer til å plante trær i sameier og borettslag. Som Treets Venner oppsummerer det – har trær stor betydning for miljøet:

  • Trær binder jordsmonnet og forhindrer erosjon
  • Trær er viktige for vannhusholdningen og klimaet
  • Trær bremser vindhastigheten og lager et gunstig lokalklima, og dette har også betydning for fyringsutgiftene
  • Trær binder støv og gjør at trafikkstøy ikke føles så påtrengende
  • Trærne er viktige for fugle- og dyreliv, både som leveområder og skjul

Plant et tre, eller en hel allé, på neste dugnad og se hvordan miljøet endrer seg!  Du finner opplysninger om trær og regelverk på www.treetsvenner.no.  Brosjyre om valg av treslag ved planting finner du her: http://treetsvenner.no/2_TreetsBetydning/Traer-for-norsk-klima.pdf

 

Sikker styring med Styret.com

 – Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene

28 apr 2016
High angle shot of three coworkers talking around a table

Bli Styreleder der du bor

Styreleder er en lærerik rolle. Det er som å lede en liten bedrift der du er medeier. Med dagens boligmarked er det viktig å ta vare på investeringen. Som styreleder kan du påvirke dette og hvor attraktivt ditt sameie eller borettslag skal framstå. Det påvirker igjen verdien på eiendommen. Du får også betalt for jobben.

Oppgavene er mange og ofte overførbare til din faste jobb; Planlegge og lede møter, forstå medeieres behov, delegere og følge opp arbeid, forstå og følge opp regnskap, kutte kostnader og reforhandle avtaler, tenke langsiktig (eks. etablere vedlikeholdsfond så dere slipper dyre lån i framtiden), øke sikkerheten og gjøre fellesområdene attraktive og sikre. Gjennom dette kan fellesutgiftene reduseres – det nyter alle godt av. Dette arbeidet må styreleder jobbe med å synliggjøre for både medeiere og nye kjøpere.

Brede Hertzenberg gjorde nettopp dette. I 2013 kjøpte han leilighet i Bygdøy Alle 17. Et sameie bestående av 16 enheter. Han ble styreleder ved første anledning og arvet en bygningsmasse med behov for vedlikehold og har jobbet proaktivt med vedlikehold siden, noe som begynner å gi resultater. Vedlikehold koster og med målsetning om å redusere felleskostnader parallelt, var det behov for å redusere utgifter. Brede tok tak i eksisterende avtaler og leverandører. Noen ble reforhandlet og andre byttet ut. Nå er det høyere kvalitet og lavere kostnader enn før.

Viktigst av alt har allikevel vært å skape en god kultur i sameiet. Det gjør styrelederjobben enklere. Dette ble løst ved felles arrangementer, jevnlige nyhetsbrev, nettside og informasjon på mail. I tillegg svarer Brede så raskt han kan når noen tar kontakt. Når han en dag overlater styreledervervet, håper han å etterlate seg et veldrevet og harmonisk sameie med lave felleskostnader.

Innen utgangen av april for sameier og utgangen av juni for borettslag, skal det etter loven avholdes sameiermøter eller generalforsamlinger. Da har du muligheten til å melde deg til styreverv.

 

Ta utfordringen som Brede Hertzenberg!

 

Sikker styring med Styret.com

 – Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene